PROS-ST-01.1 Generación de Facturas

Checklist — Generación de Facturas

• Paso 1: Se creó el ticket usando la plantilla PROS-ST-01 Generación de Facturas (Crítico)

  Paso 1.1: Se deben actualizar la fecha de inicio y la fecha de fin del proceso.

  Estas fechas deberán corresponder al mes en el que se realizará la generación de facturas.

• Paso 2: Se recordó el proceso en junta diaria

  El Líder de proyecto o Supervisor de Soporte Técnico / Ventas comenta en la junta diaria que se realizará el proceso de generación de facturas del día 26.

   

  Checklist — Generación de Facturas

  • Paso 1: Se creó el ticket usando la plantilla PROS-ST-01 Generación de Facturas (Crítico)

    Paso 1.1: Se deben actualizar la fecha de inicio y la fecha de fin del proceso.

    Estas fechas deberán corresponder al mes en el que se realizará la generación de facturas.

  • Paso 2: Se recordó el proceso en junta diaria

    El Líder de proyecto o Supervisor de Soporte Técnico / Ventas comenta en la junta diaria que se realizará el proceso de generación de facturas del día 26.

    También se recuerda al equipo mediante mensaje de WhatsApp en el chat de Soporte CRMInbox.

  • Paso 3: Se ajustó el proceso si el día 26 cae domingo

    En caso de que el día 26 del mes sea domingo, los pasos 1 y 2 se realizan el día 25.

    Los pasos operativos a partir del paso 4 se realizan el día 27.

  • Paso 4: Se actualizó el tipo de cambio del día (Crítico — Subir captura)

    Antes de la generación de facturas, el Asesor de Soporte Técnico / Ventas debe actualizar el tipo de cambio del día dentro del sistema.

    Paso 4.1: Se deberá utilizar el tipo de cambio Banamex y tomar el precio de venta.

    Se deberá subir captura de evidencia.

  • Paso 5: Se creó el Issue en Jira (Crítico)

    El Líder de proyecto crea un Issue en Jira con el nombre: GENERACIÓN DE FACTURAS - (MES DE GENERACIÓN).

    Este paso se realiza el día 26 del mes.

    Dentro de este Issue también se deberán subir todas las evidencias del proceso.

    Paso 5.1: Se deberá agregar como comentario en el ticket el link del Issue en Jira.

  • Paso 6: Se revisaron pagos recibidos y pagos pendientes (Crítico — Subir captura)

    El Líder de proyecto revisa pagos pendientes, pagos recibidos durante el mes y la comparación entre clientes activos y pagos recibidos.

    Este paso se realiza el día 26.

    La revisión se realiza a través del panel del sistema filtrando empresas del mes actual y facturas pendientes del mes anterior.

  • Paso 7: Se registró la información en la libreta de Facturación y Suspensión (Crítico — Subir captura)

    El Líder de proyecto debe llenar en la libreta de Facturación y Suspensión la siguiente información:

    • Nombre del sistema
    • Fecha y hora de la factura
    • Pagos realizados en el día
    • Ingresos realizados del mes
    • Pagos realizados en el mes
    • Ingresos y pagos pendientes hasta el momento
    • Cuántas facturas se van a generar
    • Cuántas facturas se generaron
  • Paso 8: Se validó la cantidad de facturas a generar (Crítico — Subir captura)

    Paso 8.1: El Líder de proyecto o Asesor de Soporte Técnico / Ventas revisa la cantidad de facturas que deben generarse con base en las empresas activas y empresas nuevas.

    Se debe agregar como comentario el total de facturas a realizarse.

    Paso 8.2: Se deben actualizar en el ticket y en Jira los siguientes datos:

    • Empresas Premium activas
    • Empresas suspendidas en general
    • Empresas canceladas en general
    • Total de empresas Premium general

    Cálculo final: Empresas Premium activas − Empresas generadas en el mes = Empresas a generarse.

  • Paso 9: Se aplicó la tarea de generación de facturas (Crítico)

    El Líder de proyecto o Asesor de Soporte Técnico / Ventas manda a aplicar la tarea de generación de facturas desde el apartado de tareas periódicas.

    Se debe revisar que se ejecute correctamente.

  • Paso 10: Se validaron las facturas recibidas por correo (Crítico — Subir captura)

    El Líder de proyecto o Asesor de Soporte Técnico / Ventas debe verificar que las facturas generadas coincidan con las que llegan al correo [email protected].

    La evidencia debe subirse al Issue de Jira creado.

    Paso 10.1: Las facturas recibidas por correo deben coincidir con lo registrado en el paso 8.2.

  • Paso 11: Se registró la tarea de Celery (Crítico — Subir captura)

    El Líder de proyecto o Asesor de Soporte Técnico / Ventas agrega al Issue de Jira el link de Celery de la tarea.

    Este paso se realiza el día 26.

    La información que debe agregarse al ticket y en Jira es:

    • Link de la tarea generar_facturas_automaticas_task junto con la hora de inicio
    • Cuántas facturas se generaron
    • Cuánto tiempo tomó el proceso completo de generación
  • Paso 12: Se realizó el cotejo de generación de facturas

    Se debe realizar una comparación entre las facturas esperadas y las facturas generadas.

    Se anotan en la libreta las facturas esperadas y las facturas generadas para validar la concordancia del proceso.

  • Paso 13: Se documentaron incidencias en la generación de facturas (Crítico)

    En caso de detectar algún inconveniente, el Asesor de Soporte Técnico / Ventas deberá acercarse con el Desarrollador de Guardia para revisar el problema.

    La incidencia deberá registrarse como comentario dentro del Issue de Jira.

  • Paso 14: Se cerró correctamente el proceso (Crítico)

    Una vez finalizado todo el proceso y registradas las evidencias:

    • El Supervisor de Soporte Técnico / Ventas deberá cerrar la tarea correspondiente en Tickets del Sistema.
    • El Líder de proyecto deberá cerrar la tarea correspondiente en Jira.